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三会秘书处2018机关工作民主评议自评报告

  加入时间:2018年06月11日 16:02  来源:  访问量:


 

 

三会秘书处2018机关工作民主评议自评报告

2018年6月5日

 

2015年以来,三会秘书处新一届领导班子与全处全体员工在学校党委、行政的领导下,坚持以情感为纽带、以沟通为前提、以共赢为目标,不断拓宽工作思路,提高服务水平,努力营造学校关心校友、校友支持母校、校友互帮互助的良好氛围,在支持学校建设和发展、推动校友事业发展、帮助在校学生成长成才等方面做了大量卓有成效的工作,取得了良好的效果,受到领导和广大校友的认可。

第一部分 工作基本情况及经验作法

三会秘书处紧紧围绕学校中心工作,积极增进校友与母校情谊,理顺工作机制、完善工作职能、构建工作平台,充分发挥桥梁和纽带作用。

1.党建工作

1.1组织建设

加强组织建设,强化党组织在工作中的引领作用

三会秘书处党支部于2015年1月成立以来,领导班子团结和谐,工作配合有效,积极做好党的组织建设和员工政治教育,切实有效地执行民主集中制,坚决贯彻落实上级党组织政策、决定和意识形态责任。重视党支部建设,坚持“两学一做”常态化,定期安排支部学习会、民主生活会,并多次组织到周边爱国教育基地学习。

1.2廉政建设

加强党风廉政建设,营造风清气正的工作环境

作为学校与社会沟通的窗口,三会秘书处坚决贯彻落实党风廉政建设主体责任,努力营造风清气正的工作环境。通过制度建设、支部学习、外出交流、群众监督、民主公开等多种形式,加强廉政风险防控,对苗头性、倾向性问题早教育、早提醒、几年来,本部门没有发生违反“六大纪律”和中央八项规定的行为。

2.工作表现

2.1规范管理

2.1.1依法行政

校友会、基金会依法注册,保证两会依法依规运作

以注册校友会为契机,不断完善校友会章程、财务制度等规章制度,2016年,正式完成校友会注册手续,成为广东省高校中为数不多的注册校友会之一,为校友工作的合法开展铺平了道路。

2010年教育发展基金会在广东省民政厅注册成立,成为合法的有免税资格的非公募基金组织。基金会每年顺利通过基金会的年审,2017年完成基金会慈善组织认证工作。

2.1.2制度建设

1)依托学校校友工作委员会,完善校院两级校友工作模式

以学校校友工作委员会为依托,积极推动落实学校《关于加强校友工作的若干意见》,充分发挥学院在校友工作中的基础作用。2015年底,各学院均成立了校友会,校院二级校友工作联动机制初步形成,有利于校友文化的培养和全校校友工作的开展。

2)制定各类管理文件,促进工作规范开展

为规范工作,使各项工作有章可循,不断规范行政行为,提高管理效能,三会秘书处十分重视制度建设,不断制订、完善相关规章制度,并积极落实实施。近年来,三会秘书处根据工作需要不断完善《广东外语外贸大学校友会章程》、《广东外语外贸大学董事会章程》、《广东外语外贸大学教育发展基金会章程》,制订落实《广东外语外贸大学校友会组织管理办法》、《广东外语外贸大学教育发展基金会管理办法》以及相关的财务管理制度。为规范校友网群管理,制订《广东外语外贸大学网群管理办法》等,努力实现各项工作有据可依,有章可循。

2.1.3信息管理

坚持信息公开,提升档案意识,打造“立体化”宣传格局。

三会秘书处不断优化部门网站,公开部门设置,办事流程等相关信息,丰富网站内容,提高网站信息量和可读性。不断提升档案意识,在相关工作有序存档的同时,积极与档案馆沟通联系,及时提交相关工作档案。不断加强校友总会公众号运营,及时发布学校新闻、校友分会活动和校友先进事迹。近年来,公众号每年发布新闻超过三百余条,关注人数万人,发挥了良好的宣传效果。不断提高《广外校友》、《校友工作通讯》的编印水平和质量。《校友工作通讯》每期发送近3万个校友邮箱。《广外校友》每年两期,免费寄送给部分校友、投稿作者及各校友分会活动使用。

充分利用“互联网+”的最新交流手段,发挥微信平台交流作用,鼓励各校友分会开通公众号、微信群,目前已有超过20个校友分会开通微信公众号,由各校友分会组建并管理的微信群超过200个,促进了学校信息公开与校友交流

2.2服务意识

2.2.1服务理念

三会秘书处牢固树立为学校发展服务、为校友成长服务的工作理念,积极与学校相关部门和广大校友密切联系,通过组织校内各单位校友工作负责人座谈会、校友座谈会、走访各机关部处、二级学院,走访校友等多种形式,定期开展调研,了解情况,征求意见,不断提高服务水平。

三会秘书处关注校友的工作与生活,为校友提供力所能及的帮助,利用校友信息资源为校友投资创业提供调研、咨询、决策服务;利用校友总会这一平台,发动各界热心校友,为患病校友筹集治病善款,校长还亲自去信鼓励重病校友战胜病魔,并送上慰问金;利用校友总会的桥梁纽带作用,为校友之间加深沟通、探寻合作牵线搭桥。每当校友在各自的工作岗位上取得了突出成绩,学校也总是在第一时间送去祝贺。

对于即将毕业的学生,三会秘书处也将服务送到身边,一方面向毕业生提供当地校友会的信息,另一方面也向各地校友会提供毕业生信息,为二者之间的便捷联系搭起一座桥梁,为各地校友会不断增加新鲜血液输送优秀后备力量。

2.2.2服务态度

针对为校友提供“热心、真心、细心、耐心、贴心”的“五心级”服务校友工作的基本要求,过去几年,海内外各地、各级、各届校友们纷纷返校举行各种联谊和纪念活动,校友总会坚持热情周到地做好相应的接待、联络、协调工作,力所能及地为校友返校安排住宿、活动场所,免费发放校徽、宣传刊物、资料袋等,使校友充分感受到母校的关心和关怀。此外,校友的日常来信来电来访,寻求帮助如项目合作、询问招生就业政策、办理出国留学手续、查询校友同学、查阅成绩档案等,秘书处都尽力做到有回音,有着落,努力营造“校友总会——校友之家”的氛围。

为方便校友和校董,三会秘书处全体工作人员贡献了大量周末、节假日和晚上的休息时间,组织、参与各类校友活动,任劳任怨,甘于奉献,强烈的敬业精神和周到的服务态度受到校友们的广泛认可。

2.2.3服务指南

三会秘书处根据校友需求,制作了校友常用服务指南,在校友网上公布,方便校友查阅。制定校友会筹备指南供各地校友会参考,并安排人员全程参与校友会的筹备过程。制定教育发展基金会捐赠指南,方便社会企业和校友了解捐赠相关政策、程序等。

2.3单位工作

2.3.1工作目标

三会秘书处每年制定年度工作计划,划定年度工作重点,并将工作重点分解落实到各科室。通过学校岗位聘任及绩效考核等工作促进本部门员工强化每个人的岗位职责,提高工作效率,提升工作质量。通过学校年度校友工作布置会、校友理事会、基金会理事会等将工作计划与工作重点进行落实。

2.3.2工作措施

1)做好校友信息“大数据”建设

建立、健全校友大数据是做好校友工作的基础性工作。通过几年的不断收集、整理,校友数据已初具规模,但仍有待进一步完善。通过新的校友会网上平台、聘任校友信息联络员、校友会电子月报、校友会活动等多种形式,不断完善校友大数据。

   2)加强校友会建设,完善校友会运作机制

    积极推动条件成熟的地区或行业成立校友会是一项长期的工作,三会秘书处坚持“成熟一个成立一个”的原则,稳步推进校友分会的建设。及时了解已经成立的校友分会的困难与需求,并给予全力支持与指导,激发校友参与热情,增强校友会活力;支持学校各二级学院校友会工作,鼓励各二级学院走访校友,加强交流。    

3)强化合作意识,拓展合作方式

充分发挥校友会平台作用,促进校友与母校间、校友与校友间以及各校友分会之间的合作。通过捐赠、招生宣传、就业创业、校企合作、报告分享等多种形式,让校友、校董走进校园、在校师生走出校园,让校友与校友、校友与母校的合作更加多元化,更具影响力。

4)强化服务意识,丰富服务内涵

服务是开展校友工作的基本出发点,也是开展校友工作一以贯之的主线。三会秘书处始终致力于服务母校发展需要,服务校友发展需要,通过不断夯实基础、完善制度、整合资源,不断丰富手段为母校、为校友提供全方位的服务与帮助,努力提升校友会的含金量。

5)增强校友意识,培养校友文化氛围

良好的校友文化氛围对扩大学校的影响力,提升学校的社会地位,推动学校的教学改革具有重要作用。同时可以进一步激发“准校友”(在校学生)的学习兴趣,培养“准校友”的爱校情感和校友意识,为今后做好校友工作打下坚实的基础。三会秘书处努力打造并巩固母校关爱校友、校友关心母校、校友之间帮扶互助的校友文化氛围,并在此基础上,积极探讨和创新工作途径,不断增强“准校友”对学校的归属感,提高对校友工作的认同感,升华“准校友”关心母校建设的责任感。

6)不断规范基金会工作,拓展捐赠广度

通过基金会微捐平台,丰富捐赠项目;加强学习与调研,积极拓展筹资渠道,探讨保值增值手段;加强制度建设,规范基金会管理,在保证基金会年度审计工作顺利进行的基础上,努力筹备启动基金会评级工作。

7)加强董事会工作,实现学校与校董的互惠互利

三会秘书处不断加强与董事会的相互走访、项目交流、科研教学等合作,充分利用董事会的智库功能,互相输送人才。根据实际工作需要,不断调整第三届董事会成员,新增部分热心企业人士加入董事会,支持学校各项工作开展。 

2.3.3工作纪律

三会秘书处全体工作人员严格遵守相关工作纪律和学校有关考勤制度,在工作中坚持依法活动的原则,坚持“亲清”的工作关系。严格考勤,专人负责,及时报送考勤情况。

3.工作绩效

3.1职能发挥

3.1.1服务大局

三会秘书处充分发挥本部门职能,为学校出谋划策,主动作为,认真落实上级和学校有关工作。

1)根据上级要求,三会秘书处及时完成学校校友会、基金会的注册认证工作,顺利完成两会的年度审计,为学校合法开展校友工作,基金会工作打下良好的基础。基金会主动接受省民间组织管理局的抽查,并获得好评。

2) 三会秘书处全力支持学校各部门工作,积极落实学校任务。邀请校友参加学校毕业典礼、开学典礼、表彰大会,组织校友座谈支持学校教学改革,发动校友参与招生宣传,联系校友、校董企业支持就业、创业工作等。学校50周年校庆期间,三会秘书处早布置、早宣传,开展了丰富多彩的校友活动,动员超过三万多名校友返校参加校庆,顺利完成学校布置的任务,爱到学校和校友们的广泛好评。

3.1.2业绩成果

1)校领导看望校友制度化

学校领导高度重视校友会工作,关心广大校友的工作、生活和事业发展。校领导每到一地出差访问,总是尽可能地探访当地校友会和校友,传递母校信息,了解工作情况;校友总会积极邀请学校领导参加各地校友会的联谊、年会和换届活动,介绍宣传母校改革、建设和发展的新成就。五年来,学校领导的足迹遍及海内外各地校友会,通过面对面沟通、零距离交流,使校友们倍感母校关怀,备受激励鼓舞,进一步增强了校友的凝聚力、向心力和学校的影响力。

2)宣传工作影响力增强

为及时报道、宣传母校和校友会的建设发展信息,校友总会创办了以“传播母校信息,报道校友成就,宣传校友工作,凝聚校友力量”为目的的《广外校友》、电子杂志《校友工作通讯》、校友总会和教育发展基金会微信平台、网站等。这些媒介已经成为海内外校友了解学校近况、知晓校友动态、掌握校友工作的窗口,较好地发挥了加强沟通、增进了解、凝聚力量的作用。

3)校友联谊活动异彩纷呈、内涵丰富

近几年,各地校友会组织不断建立、健全,校友联谊活动形式也不断创新,逐步走上了健康、活泼、丰富、务实、可持续的良性轨道,校友总会不仅大力协助其活动的开展,更及时地将这些活动予以报道和推广。各地校友会在筹备校友联谊活动中总结了大量有益的经验,取得了一批有示范性意义的成果。

4)完善地方校友会平台建设

积极推动地方校友会筹建工作。几年来,各地校友热情参与、精心筹备,学校在全世界各地、各行业的校友会数量达到93个,基本上形成了以学校为中心,辐射全球的校友工作网络。与此同时,校友总会更加注重地方校友会组织机构的健全和完善,敦促并指导几十个校友分会按章程完成换届工作,使其地方领导班子更有凝聚力,校友组织活力得到了进一步激发。

5)发挥教育发展基金会平台作用,筹资工作初见成效

教育发展基金会为社会支持学校、校友回报母校提供了一个重要渠道。基金会成立以来,开展了一系列筹资工作,运作管理的资助项目99项,每年奖励、资助在校学生数百人,成为支持学校发展不可或缺的重要力量。

6)校友助力校园人文景观建设,捐赠文化内涵不断丰富

人文景观的建设对营造校园文化氛围有着不可替代的作用,也是广大校友为在校学生树立铭记师恩、回馈母校的良好榜样的重要载体。在学校领导的支持下,三会秘书处和学校相关部门共同努力,校友关注和支持校园文化建设和文化氛围营造得到进一步提升。校园路灯改造、九芳园、五莘圃、石凳、樱花园等为校园增添了亮丽风景,为师生营造了更好的学习生活环境,对在校学生起到了潜移默化的爱校荣校教育。

7)支持学校与政府、企业合作

近几年来,学校积极探索服务地方社会经济的途径和方法,深入地方政府和企业,努力搭建“产学研”合作平台,校友们在此过程中积极配合、协助。校友众筹成立的“广外尚融”公司积极服务学校需求,服务校友发展,开创了校友工作促进校友与母校合作共赢的新途径。

8)三会秘书处获评2016年校级先进集体。

3.1.3协调配合

三会秘书处作为学校对外联络的重要窗口,在日常工作中坚持与上级主管部门的协调沟通,多次拜访省民间组织管理局,联系省教育厅相关负责部门,及时了解相关政策、法规,保证校友会、董事会、基金会工作顺利开展。

三会秘书处十分注重加强与兄弟院校相关机构的沟通交流,学习经验,互通有无,加强业务交流。每年安排人员参加全国同行业交流会,拜访暨南大学、浙江大学等十余所高校校友会,接待大连外国语大学、广东医科大学等校友会同行交流。

三会秘书处与校内各部处、二级学院相互配合,共享资源,促进学校各项工作顺利开展。通过校友聚会、微信、邮件等多种形式,把母校招生与培养信息、学术学科建设推广内容和合作信息及时传递给校友,广泛宣传,扩大影响。积极配合学校相关部门开展创新创业教育、建立实践、就业实习等。每年邀请优秀校友代表回校参加开学典礼、毕业典礼、表彰大会等重大活动,邀请校友举办讲座、职业分享。与MBA合作举办校友培训班取得良好的效果。寻访校友足迹活动开展八年来,组织超过二千余人次在校学生参与,起到较好的社会实践效果。

3.2工作效率

3.2.1相关制度执行情况

三会秘书处认真学习国家、广东省以及学校对校友会、董事会、教育发展基金的相关政策和规章,并严格按照相关要求认真执行。全体员工尽职尽责,优质高效地处理各项公务,近年没有收到相关投诉。

3.2.2工作执行力

三会秘书处积极落实上级及学校工作任务,工作推进力度大,能够按时保质、保量完成目标任务,取得预期效果。在学校与地方合作项目、校内安排校友、校董资源等工作中,三会秘书处都发挥了重要作用,尤其是学校50周年校庆期间,三会秘书处承担了重要的校友组织工作,在人员少,时间紧的情况下,三会秘书处顺利的完成了学校分配的工作任务,取得了很好的效果。

3.3改革创新

3.3.1创新意识

理念是发展之魂,发展之本,为适应学校发展需要,按照建设“一流校友会”的要求,三会秘书处主动组织开展各类政治和业务学习,积极组织、参加各类培训和交流活动,不断开拓视野,创新思维,摸索合适的工作新办法和新途径。

3.3.2创新举措

1)年度全球校友大会更加具有吸引力。

三会秘书处每年定期举行全球校友代表大会,校友会重要工作、重大决议均需在大会上讨论、通过。从2012年开始,大会采取各地方校友会轮流协办的方式进行,珠海、深圳、潮汕揭校友会先后承办会议。2017年,云南校友会承办的大会在玉溪举行,学校领导、学校相关部门负责人以及300余名校友参加,大会跳出校友工作限制,着眼学校发展大局,不但举行校友发展论坛,也积极为学校发展广开言路,取得良好的效果。

2)不断深化合作与交流

2015年,校友众筹成立“广外尚融”公司,积极整合校友资源,促进合作共赢,成为校友深化合作的标志。2016年广外校友企业家联合会成立,近三百家校友企业积极响应,搭建了校友企业合作的有效平台。相关校友、校友企业在学校多个校地、校企合作项目发挥了重要作用。

3)积极适应“互联网+”思维,用现代手段推动工作

充分发挥微信平台作用,建立各地校友会会长、秘书长工作群,保持母校校友总会和各校友分会之间、各校友分会之间紧密联系。引入新的校友活动平台,收集、整理校友数据,开发基金会微捐赠平台,拓展捐赠新方式,用现代网联网技术推进校友会、基金会工作。

4)建立校友联络员机制

为提高校友联络工作的效率,校友总会于2007年启动了校友联络员的遴选工作。如今,连续十二届遴选出的二千余名校友联络员已如星星之火遍布到了海内外,一起编织成一张联络之网、友谊之网,进一步实现校友与母校的联系和沟通。在没有设立联络员的年级,通过各种手段聘请热心校友协助在本年级中组织、宣传校友工作,核对校友信息。

 

第二部分 存在问题与整改措施

新形势、新变化,学校的发展对校友工作提出了更高要求。对标建设“一流校友会”的工作要求,我们清醒的认识到还有一定的差距:校友信息数据不完善,资源整合力较低;全校参与校友工作的框架已经搭建,但部门、二级学院的参与度不足,鼓励、保障政策不到位;基金会募资能力不足,奖励政策不到位;与相关部门协作开展工作需进一步加强等。

今后一个时期,我校校友工作要紧密围绕学校“十三五”规划的发展目标,以进一步整合挖掘校友资源为基础,以不断拓展校友工作新领域新途径为主线,以建立一套健康、可持续发展的校友工作机制为中心,使校友工作更好地服务于母校发展战略的总体目标。

一、加强制度建设,保障校友工作规范化、制度化发展

今后一个时期,要继续建立和完善校友工作的各项规章制度:对内,秘书处要进一步规范日常工作流程;要建立健全与校内各有关单位的合作、联动机制,要以学院为中心建设好校友工作的基础阵地;推动校友工作年度考评体系建设,积极建立实施工作指导和服务长效机制,切实强化对各学院、各级校友组织的指导、监督与服务。另外,要进一步加强和完善与各地校友会的工作联络机制;要逐步加大直接联系校友的覆盖面和规模。

二、更新工作理念,实现校友工作高效率、可持续发展

依托学校、校友总会、基金会,通过“一个平台、多个项目、互联互通、互惠互利”的运作模式,促进校友资源开发工作、校友服务工作和基金会工作的深度融合,不但要加强校友企业的合作与互补,也要着手整合教育资源、学术资源、公益资源,发挥好校友工作合力,努力营造“母校帮助校友、校友回馈母校”的互惠双赢机制和可持续发展的工作机制。

三、夯实工作基础,确保校友工作平稳、有序发展

建立、健全校友大数据是做好校友工作的基础性工作。通过几年的不断收集、整理,校友数据已初具规模,但仍有待进一步完善。如校友名录仍有错漏,无法及时追踪校友发展情况,校友资源无法共享等。通过新的校友会网上平台,进一步加强与各校友分会、年级校友联络员合作,不断完善校友大数据。

四、 强化服务意识,增强校友文化氛围培养

服务是开展校友工作的基本出发点,也是开展校友工作一以贯之的主线。校友会工作要致力于服务母校发展需要,服务校友发展需要。要努力营造并巩固母校关爱校友、校友关心母校、校友之间帮扶互助的校友文化氛围,并在此基础上,积极探讨和创新工作途径,不断增强“准校友”对学校的归属感,提高对校友工作的认同感,升华“准校友”关心母校建设的责任感。

五、创新基金会工作思路,拓展基金会工作范围

开发利用新的基金会微捐平台,丰富捐赠项目;加强学习与调研,积极拓展筹资渠道,探讨保值增值手段;加强制度建设,规范基金会管理,在保证基金会年度审计工作顺利进行的基础上,积极推进基金会的慈善组织认定工作,启动基金会评级的准备工作。

 

三会秘书处自我评定为:优秀